Mejores prácticas para diseñar y enviar mensajes de e-mail

El correo electrónico es un poderoso canal de comunicación, que a través de Internet, nos permite enviar y recibir mensajes de forma inmediata; desde cualquier lugar del mundo.

Actualmente, esta herramienta se ha convertido en una opción costo - eficiente para las organizaciones; por lo que se ha incrementado considerablemente su uso a nivel empresarial, hasta llegar al punto de ser
imprescindible hoy en día para la optimización de los procesos operativos
internos y externos de la empresa.

En este sentido, a continuación se presentarán las mejores prácticas para poder construir y difundir mensajes de comunicación que realmente sean eficaces y que cumpla con los objetivos planteados por sus realizadores:

• Sea breve: Es mejor que un mensaje sea corto y conciso; que largo y redundante. Generalmente, las personas reciben una gran cantidad de correos diariamente; por lo que no poseen el tiempo suficiente para leerlos
todos detalladamente, es por esta razón que el correo debe contener sólo las
palabras estrictamente necesarias.

• Tenga claridad en el mensaje: Para que los lectores puedan interpretar correctamente lo que se desea transmitir, el mensaje debe ser fácil de digerir y de entender; para ello, es recomendable que en el primer párrafo se
coloque la idea principal de todo el texto; y en los párrafos siguientes se
redacten las ideas secundarias que lo complementen.

• Apele a la sencillez: Para poder comunicarse eficazmente, sea preciso y defina con exactitud el propósito que se busca con el envío del mensaje. Procure ser directo y no dar muchos rodeos. La reiteración de mensajes
y la construcción de oraciones subordinadas o muy largas pueden complicar la
redacción y recargar de datos innecesarios el contenido del correo electrónico.

• Verifique el tamaño de las imágenes: Antes de enviar cualquier comunicación usted debe asegurarse de que las imágenes no sean muy pesadas; ya que esto retrasa el proceso que permite abrir y visualizar el mensaje, en el
mejor de los casos. Gran cantidad de imágenes que sobrepasen la capacidad que
tiene cada correo, puede impedir que la comunicación sea enviada.

• Utilice un título impactante: Un buen título puede ser determinante para que una persona abra o no su correo. Evite redactar títulos que sean aburridos o exagerados.

• Sintetice el contenido del correo: Escriba una frase que sea atractiva en el campo de “asunto” para que sirva de anzuelo y los motive a seguir leyendo el correo. Nunca lo deje en blanco, ya que es un elemento
informativo que le permitirá a los receptores saber rápidamente de qué se trata
el contenido del mensaje.

• Revise la gramática y la ortografía: El corrector ortográfico puede ser útil para corregir algunas equivocaciones comunes y obvias, como acentos mal colocados y palabras mal escritas; sin embargo, hay otros errores
que se pueden pasar por alto y que requieren de un buen criterio del redactor
para poder ser arreglados.

• Tómese su tiempo: Invierta la cantidad de tiempo que considere necesario para pensar y redactar el mensaje; así como también, para la corrección de los errores y la revisión final del mismo.

• Compruebe los enlaces: Verifique que los links que contenga su mensaje apunten en la dirección correcta. Confirme que todos los enlaces estén bien, enviando un correo de prueba a uno de sus correos personales y haciendo
clic en cada uno de ellos para validarlos y confirmar su veracidad.

• Identifíquese claramente: Coloque al final de cada correo una firma propia que lo diferencie de los demás y que esté conformada por los siguientes datos: nombre, apellido, teléfonos, correos electrónicos,
departamento al que pertenece y empresa de la que usted procede.

• Revise los destinatarios: En caso de que el mensaje sea enviado a un usuario, verifique los datos del mismo antes de enviar el e-mail. Si en cambio, el mensaje es enviado a una lista de contactos; usted debe tener mucho
cuidado al seleccionar la base de datos para evitar confusiones y mensajes
cruzados.

• Personalice sus comunicaciones: Al colocar el nombre o alguno de los datos personales de los receptores del mensaje, se incrementa posibilidad de que el usuario lea el contenido del correo; ya que el usuario percibe una
relación directa entre él y la empresa o marca emisora de los e-mails que rompe
la barrera inicial.

• Elija el día más adecuado: Varios estudios científicos han concluido que los mejores días para el envío de e-mails son los martes o miércoles. Los días lunes, las personas aún están recuperándose del fin de
semana; los jueves y viernes, las personas están muy cansadas y ocupadas con sus
obligaciones.

• Sea consistente: Utilice una misma plantilla para el envío de sus comunicaciones; esto es muy importante, porque así los usuarios pueden identificar y relacionar el diseño de la misma con una empresa o con un tipo de
mensaje en específico. Por el contrario, si usted usa plantillas diferentes;
sólo generará confusión.

• Controle la cantidad de mensajes: Sea constante en el envío de las comunicaciones; pero no exagere ni envíe mensajes innecesarios que no aporten valor al usuario. Asimismo, Intente crear y respetar una periodicidad;
que permitirá que las personas se acostumbren al horario y al calendario, en el
que esperen recibir el contenido.

• Escriba para el receptor: Investigue las características y el perfil de las personas a quienes se les va a enviar el e-mail; y luego, redacte y adapte el contenido de acuerdo al lenguaje manejado y al nivel de
conocimientos que tiene ese público.

Fuente:

Sitio Web: VirtualTamps, sección: Computación, autor: Juan José Garza S, título del artículo: “Ventajas de la utilización del correo electrónico”, lugar de procedencia: México, dirección de la página de Internet: http://www.virtualtamps.com.mx/computacion/ventajascorreo.html

Sitio Web: Fluvium, autor: Enrique Sueiro, título del artículo: “El correo electrónico: ventajas y riesgos”, fecha de publicación: 17 de junio del 2003, lugar de procedencia: España – Navarra, dirección de la página de
Internet: http://www.unav.es/capellania/fluvium/textos/documentacion/eti164.htm

Sitio Web: Noticias.com, sección: Management XXI, autores: Xavier Solé y Joaqim Sas, título del artículo: “¿Se hace un buen uso del correo electrónico?”, dirección de la página de Internet: http://www.noticias.com/management/se-hace-buen-uso-correo-electron...

Sitio Web: Newslettersoft.com, sección: Email Marketing, autora: Isabel Sabadí, título del artículo: "Las mejores 15 prácticas del email marketing", dirección de la página de Internet: http://74.125.93.132/search?q=cache:Npk6DzYFteMJ:articulos.astalawe...

Sitio Web: Marketing - Web, autor: Janine Popick, título del artículo: "Mejores Prácticas de Email Marketing", dirección de la página de Internet: http://www.marketing-web.com.ar/email_marketing/email_marketing_mej...